Вы фрилансер и это прекрасно. Нет десятка офисных начальников, перед которыми надо отчитываться. Но нет и бухгалтерии, которая гарантированно платит вам зарплату, пока клиенты компании тянут с платежами. Как работать без риска, если вы на рынке труда сам по себе? Если вы работаете фрилансером онлайн, или из дома, занимаетесь контрактной работой (кстати, это новый тренд на рынке труда), то у вас должен быть план, как обеспечить себе гарантии оплаты. Один из ключевых моментов – оформление трудового договора.
Оформление Трудового Договора — Приоритет Фрилансера
Дисклеймер. Эта статья пригодится как фрилансеру-одиночке, так и небольшой команд
е. Всем, кто занимается любой сдельной работой: от дизайна и консультирования до копирайтинга и маркетинга. За годы контрактной работы у меня накопилось много опыта. Но я не адвокат, и не пытаюсь изображать адвоката в интернете. Если какие-то из моих советов вызовут сомнение – проконсультируйтесь с адвокатом.
Проведите расследование
Итак, потенциальный клиент предлагает вам поработать над проектом. Не нужно тут же бросаться писать ответ. Вы имеете на это полное право. Во-первых, вам нужно поразмыслить о цене и сроках. Во-вторых — погуглить, что за компания к вам обратилась. Если по запросу выскочит история обманутого фрилансера — отказывайтесь сразу же. Научитесь распознавать, когда клиенту нужно говорить “нет”.
Посмотрите странички компании в соцсетях, отзывы потребителей и то, как на них отвечают. На официальном сайте фирмы можно узнать, давно ли они работают. Все это дает представление о деловой этике компании в целом.
Какая-то мелочь вас насторожила? Просите полную или хотя бы частичную предоплату (залог 25-30% это совершенно нормально для проектной работы).
Бонус! Мы подготовили удобную пошаговую инструкцию по всей этой статье. Скачайте ее здесь и держите под рукой!
Оформление трудового договора
Начали контрактную работу, но забыли про оформление трудового договора (контракта) — фактически, сами предложили клиенту использовать вас и выкинуть, как использованную салфетку.
Некоторых клиентов раздражает, когда от них требуют оформление трудового договора. Но это вопрос уважения. Если вам не предоставили контракт — вас не уважают. А если вы согласились на это, то, прямо скажем, вы и сами себя не уважаете.
Когда вы предлагаете клиенту оформление трудового договора, то убиваете даже не двух, а четырех зайцев:
- Вы показываете себя профессионалом, и это сразу задает правильный тон общения.
- Проясняете все сомнительные моменты. В будущем ни одна из сторон не сможет прикрыться непониманием.
- В контракте четко указаны условия и размер оплаты.
- Контракт — это важнейшее доказательство вашей договоренности.
Помните, что контракты нужны для защиты обеих сторон. Если одна сторона не хочет его подписывать, то, скорее всего, она не прочь “надуть” другую. Хороший адвокат поможет вам подготовить образец договора на предоставление услуг для вашего бизнеса за 3,000 – 5,000 руб. Если будут нужны значительные изменения, придется доплатить в зависимости от сложности случая.
Для начала поищите по словам “образец трудового договора” (если работаете с российскими заказчиками). Или используйте пример трудового договора с одного из фриланс сайтов (если работаете с англоязычными клиентами). Текст должен быть предельно ясным и подробным. Это гарантия того, что вы с заказчиком говорите на одном языке и хорошо друг друга понимаете.
В разделе об оплате должно быть расписание платежей по датам, этапам проекта с указанием полной суммы. Если вам платят из-за границы, надо определиться, кто оплачивает комиссии за перевод. Подписанный график платежей поможет клиенту запомнить, когда отправлять деньги. В случае недопонимания этот график поможет решить спор.
Предлагайте скидку за раннюю оплату
Добавьте выгодное предложения для тех, кто готов оплатить оперативно. Обычно дают скидку 5-10% с финального платежа. Это особенно полезно для крупных заказов. Или при работе с компанией, где ваш счет может затеряться в куче других.
Позаботьтесь о дополнительной защите своих прав
По возможности укажите в контракте, что не предоставите готовый продукт, пока не получите полную оплату. Например, если это дизайн — не давайте хайрезов, а на утверждение шлите превью с “водяными знаками”. Если это программинг — не давайте исходного кода, вместо этого исполняемый файл или AdHoc сборку.
Для некоторых видов фриланс работы вы можете представить прогресс проекта и финальные версии на вашем сайте, в закрытой секции, куда клиент попадает по личному логину и паролю. Это опять-таки помогает вашей работе выглядеть солиднее.
Еще один полезный момент: заказчик получает право на использование продукта, только когда вы получили полную оплату. То есть, если денег нет, то права на креатив все еще принадлежат только вам. Подчеркнув этот момент, вы можете сильно повлиять на “забывчивость” клиента.
Начните с предоплаты
Многие фрилансеры требуют первоначальный взнос до начала проекта. Это лучшее подтверждение сделки, к тому же позволяет проверить, работает ли ваш способ оплаты. 30% это стандарт (хотя зависит и от того, кто вы есть и какую работу делали раньше). Установить такую практику по началу может быть трудно, но это того стоит.
Неприятно, когда клиент отказывается от ваших услуг при упоминании предоплаты — но тогда есть повод задуматься, собирался ли он платить вообще. Может быть, несколько перспективных клиентов уйдут к другим фрилансерам, но зато вы не будете тратить время и нервы на обманщиков.
Брать ли предоплату с проверенных клиентов, решайте по обстоятельствам.
Сразу же ставьте новых клиентов перед фактом предоплаты — и постепенно это войдет у вас в привычку. Например, фраза в письме: “Предлагаю такой график платежей: предоплата 30% в начале проекта, 50% когда проект готов наполовину, и 20% по окончании работы”. Этого будет вполне достаточно. Крупные проекты придется разбить на большее количество промежуточных этапов.
То, как вы поведете себя в начале переговоров, определяет тон всего вашего взаимодействия.
Четко проговаривайте, как и когда должны проходить платежи, указывайте цифры — проценты или суммы в соответствующей валюте. Жизненно важно исключить любые неясности по поводу оплаты на стадии переговоров. Позже, в случае чего вы сможете предъявить переписку.
Прежде чем начать оформление трудового договора или приступить к работе, возьмите телефон или имейл человека, который напрямую отвечает за ваш гонорар. Если работаете с большой компанией, запрашивайте контакты кого-нибудь из бухгалтерии. Если начнется путаница со счетами, этот контакт будет держать вас в курсе, что происходит сейчас с вашим инвойсом и когда ожидать платеж.
Знайте цену своему времени
Консультанты редко отслеживают рабочее время. А между тем, это очень помогает и вам, и клиенту понять как и что конкретно вы сделали по проекту.
Начните отслеживать время для себя. Это очень пригодится, если вам предложат почасовую оплату. Вы сразу будете знать цену своему времени.
Легко запутаться, если вы постоянно переключаетесь с проекта на проект и делаете много звонков. 15 минут туда, 15 минут сюда, а сколько же всего времени потрачено на каждый проект? Здесь недостаточно просто засекать время, а лучше поставить себе программу учета рабочего времени, например Time Doctor. Такие программы помогают считать рабочее время за компьютером и не только.
Большинство программ учета рабочего времени имеют и мобильную версию. С ней можно считать рабочее время, к примеру, на встречах или выездах. Программа учета рабочего времени может сам создавать отчет. Не придется тратить время на составление счета для клиента в конце работы.
Используйте профессиональные программы для инвойсов
Не все клиенты требуют инвойс. Но хорошо бы завести практику высылать инвойс всем. Это простой способ напомнить клиенту, что пора платить. Определите, сколько времени вы даете на оплату счета. Хорошо отлаженная система инвойсов помогает получать платежи вовремя и создает вам имидж ответственного и обязательного человека.
Присылайте детализированный счет оперативно. Вы ведь не хотите, чтобы клиент тянул с чеком? Вот и вы не тяните.
При оформлении трудового договора с новомым клиентом — сразу приложите и инвойс на предоплату. Когда проект готов и вы предлагаете посмотреть финальный продукт, приложите инвойс на полную оплату. Во время предварительных переговоров сообщите заказчику, когда пришлете счета и сколько времени у них есть на оплату.
- Freshbooks дает удаленный доступ к контактам и документам, отправляет инвойсы по электронной или обычной почте, поддерживает большинство валют и составляет график рассылки регулярных счетов. Сервис даже будет сам составлять напоминания о задержанных платежах от вашего имени. Что экономит вам время и нервы. В бесплатном аккаунте можно держать до 3 клиентов. В платном аккаунте можно держать больше контактов, и пользоваться разными другими полезными функциями. Цена от $19,95 до $39,95 в месяц
- Zoho Invoice предлагает бесплатные аккаунты для 2 пользователей и 5 клиентов. Платные аккаунты от $15 до $35 в месяц
- Quickbooks online стоит от $12.95 до $63.16 в месяц
Если предпочитаете делать все сами, шаблоны счетов есть прямо в Microsoft Office. Дополнительные формы можно скачать с их сайта
Упростите процесс оплаты
Сделайте все, что от вас зависит, чтобы клиенты могли отправить вам деньги легко и просто. Подберите вариант, чтобы принимать платежи с карт. PayPal предоставляет для этого бесплатные аккаунты. Due – еще один вариант электронного кошелька.
В счетах и письмах указывайте всю информацию о себе, которая может понадобиться: имя, адрес, номер телефона, электронную почту, название проекта, размеры платежей, налоговую информацию (ИНН), номер заказа (если есть)
Если вы работаете через Upwork, о счетах можете не беспокоиться. Обычно гонорар уже лежит на депозите и оплата вам гарантирована. Сайт берет небольшую комиссию с суммы платежа, зато отлично экономит вам время и нервы.
Все изменения фиксируйте в трудовом договоре
Изменения будут обязательно. В любой работе, за которую вы беретесь. Люди меняются, цели проекта меняются, контракты растут или, наоборот, становятся меньше. Все это должно быть отражено в контракте. В идеале каждое изменение должно оплачиваться заказчиком. И чем больше изменений, тем больше цена за каждое следующее. Это не только предотвращает появление бесконечных поправок, но и заставляет клиента давать очень и очень подробные инструкции. А это только поможет вам правильно выполнить работу.
Когда пора остановиться
Держите свои счета под контролем. Допустим, проект идет, а клиент не оплачивает промежуточные стадии. Пора вежливо напомнить, что без оплаты работа не будет продолжена. Напоминайте вовремя — и у заказчика не будет накапливаться долг, который он не в силах оплатить. А вы не будете тратить время и силы на проект, за который вам не заплатят.
Заготовьте стандартное письмо на такой случай. Если вы каждый раз используете стандартную форму — будет и оперативнее, и стресса меньше. Если задержка платежа меньше недели, то достаточно короткого письма-напоминалки. Возможно, клиент просто забыл про счет, или платеж застрял в отделе финансов.
Отправляли напоминание 5 дней назад, а платеж так и не получили? Пора звонить клиенту. Вы уже должны знать, кто конкретно отвечает за оплату (мы рекомендовали вам запрашивать оформление трудового договора в начале работы – вот сейчас он вам и пригодится).
Спросите, в каком состоянии ваш инвойс и постарайтесь получить конкретную дату поступления денег. Если никто не ответит, оставьте сообщение и дополнительно пришлите письмо. Вы должны показать, что ситуация уже вызывает у вас беспокойство, но ваш тон должен оставаться объективным и профессиональным.
Доверяйте своим инстинктам
Если у вас при первом же оформлении трудового договора появляется нехорошее чувство по поводу нового клиента — верьте себе. Стоит обратить внимание на то, как он говорит о других фрилансерах. Или на безразличие, когда речь идет о цене за вашу работу. Некоторые клиенты специально задерживают платежи, чтобы получить инструмент давления на вас. Не ждите, разрешайте вопросы по платежам, как только они возникают.
Не давите на клиента на стадии начала работы. Если человек еще не знает, чего он хочет, а вы на него давите, потом он может показать свое недовольство, отказавшись платить. Уважайте право клиента принимать взвешенное решение. Пусть думает столько, сколько нужно.
Если не уверены, как себя вести в той или иной ситуации, есть форумы, группы в соцсетях где фрилансеры обсуждают насущные вопросы, и оплату работы в том числе.
Соберите информацию, подготовьте трудовой договор, узнайте нужные контакты, понятно объясните клиенту систему платежей. Когда все продумано, недопониманий между сторонами будет минимум. Конечно, невозможно быть готовым ко всему и сразу, время от времени неплательщики будут вам попадаться.
Следуйте нашим советам — и у вас будет возможность предоставить письменные доказательства вашей договоренности. Предусмотрительность в мелочах приводит к большим результатам. Особенно если встает вопрос о судебном разрешении спора.
И в заключение: если вы считаете себя профессионалом, то и заказчики должны относиться к вам соответственно. Нужно четко понимать: цену своей работе, что вы готовы и не готовы делать ради клиента, как и когда вам заплатят.
Лиам Мартин является со-учредителем Time Doctor – программы по улучшению продуктивности и отслеживанию рабочего времени ваших сотрудников, где бы они не работали.