Автоматизация — технологии вместо «ручного» труда

Тайм менеджмент это

Зачем делать что-то «вручную», если можно автоматизировать весь процесс? Компьютер или автоматизированная система сделают работу за вас. Разве не чудесно, что больше не надо ничего делать — все выполняется автоматически! Тайм менеджмент это то, что нужно любому бизнесу.

Тайм менеджмент это просто!

В данном контексте актуальным стает тайм менеджмент, который в совокупности с автоматизацией позволяет достичь наивысших результатов при условии минимальных затрат времени. Давайте подробнее разберем что такое тайм менеджментТайм менеджмент это  узконаправленный механизм контроля над общим количеством потраченного рабочего времени. Основные его показатели определяются путем сравнительного анализа времени затраченного на работу и общей продуктивности деятельности.  

Актуальными являются такие числовые коэффициенты как Кэ – числовой показатель  неэффективного использования времени работы, Кп – числовая переменная  потерь рабочего времени ( на него может повлиять сам работник), Кол – показатель  потраченного времени на собственный отдых и индивидуальные потребности.

Вот простые примеры автоматизации, которые большинство из нас может использовать в своей жизни:

  • Синхронизация ежедневника на компьютере и на телефоне.
  • Автоматический режим оплаты счетов — больше не надо ничего заполнять.
  • Шаблоны ответов на похожие часто получаемые эл. письма.
  • Автоматический учет рабочего времени — избавит от бумажной волокиты

Существует множество видов автоматизации, в том числе программы для управления проектами, используемые в бизнесе для выполнения различных задач. Автоматизация в совокупности с тайм менеджментом это классические инструменты для компаний любого масштаба, от транснациональных корпораций до малого бизнеса. В условиях современной экономики без этого не выжить. Все хотят вести учет времени и свести к минимуму его нерациональное использование. Как бы там ни было, у вас всегда есть возможность повысить уровень автоматизации вашей компаний:

Автореспондеры или автоответчики для электронной почты — рассылают цепочки электронных писем согласно установленному расписанию. Цепочка писем – это мощный инструмент для всех видов бизнеса. Например, если вы владелец цветочного магазина и ведете базу эл. адресов покупателей, то их можно добавить в автореспондер для рассылки писем. Например, на следующий день после покупки клиент получит от вас письмо с выражениями благодарности. Еще неделю спустя автореспондер поинтересуется, как обстоят дела у клиента, предложит заглянуть к вам снова, расскажет о цветочном ассортименте и о том, какие цветы наиболее подходят для различных случаев. Месяц спустя будет отправлено еще одно сообщение и т.д. Таким образом, вы всегда будете поддерживать контакт с вашими клиентами в автоматическом режиме. Вам не придется тратить на это время (кроме настройки системы, один-единственный раз), но при этом эффект для вашего бизнеса — огромный. Вот всего лишь два из существующих автореспондеров, чьими услугами вы можете воспользоваться: GetResponse.com и Aweber.com

Автоматизируйте процесс набора персонала — для набора персонала вы можете установить автоматизированную систему в которую уже включены элементы тайм менеджмента это позволяет использовать время для поиска более рационально. В такую систему соискатели загружают свои резюме, выполняют в ней тесты и отвечают на анкетные вопросы, которые вы хотели бы им задать. Если часть тестов не выполнена, то система автоматически отправит соискателю электронное письмо с просьбой выполнить все тесты. Систему наподобие этой вы можете приобрести менее чем за $1000 на сайтах аутсорсинга вроде https://www.freelancer.com/. Вам даже не нужны все функции. Можно упростить процесс, ограничившись просьбой загрузить на сайт документ в формате Word с ответами на вопросы. Попросите отправлять заполненные анкеты, резюме и сопроводительные письма на ваш электронный адрес. Это сэкономит вам кучу времени по сравнению с ответами на звонки сотни соискателей.

Собственная служба онлайн-поддержки — как владелец сайта, вы можете установить на него автоматизированную систему, выполняющую поиск по сайту и отвечающую на вопросы посетителей во всплывающем окне и вам не придется осуществлять контроль персонала. Или, если это слишком дорого, то есть другая очень простая автоматизированная система. Пользователь, отправивший вам email, мгновенно получит письмо (от автореспондера), включающий в себя ответы на наиболее часто задаваемые вопросы. Внизу письма будет приписка: «Если вы не получили ответ на интересующий вас вопрос, пожалуйста, напишите нам на эл. адрес: (ваш второй электронный адрес)» Ваша служба поддержки будет отвечать только на эти вопросы. Таким образом, вы  поддерживаете связь с клиентами в автоматическом режиме, а служба поддержки имеет дело только с исключениями из FAQ.

1800 бесплатных голосовых сообщений — для автоматизации бизнеса также можно использовать автореспондер с голосовой почтой, насчитывающей до 1800 бесплатных голосовых сообщений. Такой автореспондер крайне необходим, если ваши товары доставляются по почте. В таком случае всегда полезно перезвонить покупателю и проверить, получил ли он товар и удовлетворен ли его качеством. Это уменьшает количество возвратов товара, повышает потребительскую лояльность и привлекает потенциальных покупателей (рефералов). Вы можете обзванивать покупателей самостоятельно, но это слишком дорого. Альтернатива этому — наклейка на товар с призывом к покупателю перезвонить вам (на автореспондер с 1800 бесплатных голосовых сообщений) еще до того, как он приступит к распаковке товара. В сообщении, которое прослушает покупатель, будут еще раз объяснены все преимущества товара. Вероятно, покупатель, оставит вам голосовое сообщение, и вы сможете перезвонить ему в том случае, если у него возникли затруднения с товаром.

Как вы видите, перед вами множество дорог. Тайм менеджмент это одна из них. Однако, суть в том, что нужно постоянно искать, как автоматизировать как можно больше процессов в вашем бизнесе и тогда система учета рабочего времени будет работать на вас. Если этого не делать, то ваши конкуренты, уже использующие автоматизацию, могут снизить цены на свою продукцию и потеснить вас на рынке. Автоматизация — не роскошь, а жизненная необходимость.

 

Мнения Клиентов Тайм Доктор:

Добавить комментарий

Ваш e-mail будет скрыт. Обязательные поля помечены *