21 Estrategias Esenciales para Gestionar Equipos Virtuales

Guide to Effective Outsourcing

He estado trabajando con cientos de equipos virtuales, ubicados en más de 9 países distintos durante los últimos 8 años. Gestionar empleados que se encuentran trabajando de manera remota no es una tarea fácil, y una que otra vez me hizo querer arrancarme los pelos.

En algunas ocasiones no tenía ni la minima idea de que estaba haciendo mi equipo, otras veces miembros del equipo simplemente se “desplomaron” – trabajaban de una manera efectiva por un tiempo, y luego la calidad de su trabajo caía dramáticamente o renunciaban. En ocasiones me frustraba no poder establecer una comunicación efectiva con ellos, y sentía que tenía muchos problemas para encontrar y contratar remotamente a las personas indicadas.

Hoy en día, poseo un mayor conocimiento sobre cómo manejar las situaciones difíciles y los distintos problemas que vienen con el territorio cuando se gestionan equipos virtuales. Las estrategias que utilizo son un reflejo de mis años de experiencia tratando de descubrir qué funciona mejor a la hora de mantener a los equipos coherentes, productivos y motivados.

Estas estrategias para gestionar equipos virtuales son las mismas que utilizamos en Time Doctor, donde nos encontramos trabajando con más de 50 miembros de equipo a tiempo completo y de manera global, trabajando remotamente para crear el mejor software de gestión de tiempo y productividad, tanto para individuos como compañías.

Comunicación

communication is important in managing virtual teams

Tip 1: Compensar por el hecho de que no se están tropezando unos con otros

Una de las mayores razones por la cual los equipos virtuales fracasan es debido a que ellos no compensan por el hecho de que los miembros del equipo no se tropiezan unos con otros. Se les hace más fácil olvidarse de sus otros compañeros de equipo, vivir en su propio mundo y terminan no comunicando o colaborando tanto como en realidad necesitan hacerlo.

En un ambiente virtual, se necesita crear oportunidades para que los miembros del equipo “chateen” de manera formal e informal. Entre las opciones más efectivas nos encontramos con chats grupales en línea (como Skype), software de gestión de proyectos (como Basecamp), e incluso de videoconferencias (Google Hangouts es una excelente alternativa gratis).

СTip 2: Mantener una sala de chat abierta constantemente

En nuestro negocio nosotros tenemos una sala de chat abierta para cada equipo. De esta manera los miembros que conforman cada equipo pueden dejar mensajes relevantes a sus actividades de equipo. Es esencial mantener estos chats activos pero no dejar que se conviertan en una distracción. Debe existir un constante flujo de información que permita discutir asuntos importantes, y a la misma vez sentir una conexión con nuestro equipo, pero no de una manera excesiva que se convierta en una herramienta que perjudica la productividad.

También contamos con una sala de chat para que todos los empleados se diviertan discutiendo temas no estrictamente relacionados a nuestro negocio. Esto permite que los empleados puedan sentirse refrescados incluso en los días más tediosos, ya que pueden hablar de cualquier cosa que les guste. Trabajar desde casa puede llegar a convertirse en una experiencia solitaria, y este chat ayuda a que nuestros miembros de la compañía sientan una fuerte conexión social.

Si te interesa, aquí está cómo nosotros escogimos la aplicación de chat para nuestro equipo.

Tip 3: Elige el estilo de comunicación correcto

Dependiendo de sus necesidades, debe determinar el tipo de comunicación que mejor funcione.

  • Email – Para interacciones rápidas La mayoría de la comunicación vía email se puede reemplazar con un sistema de gestión de proyectos.
  • Programas de Chat – Skype o Google Hangouts son excelentes opciones para mensajería instantánea, y ayudan a crear un ambiente de equipo en el chat.
  • Llamadas telefónicas o video chat – Algunos tipos de comunicación solo pueden ser manejados de una buena manera a través del teléfono. Cualquier problema emocional como por ejemplo un problema de rendimiento debe ser manejado por la vía telefónica. Incluso un chat de video puede llegar a ser una mejor opción ya que nos ayuda a determinar a través del lenguaje corporal qué le puede estar sucediendo a esa persona.
  • Creación de videos cortos – Es muy sencillo crear un video de nosotros en YouTube utilizando nuestra cámara web, o alguna herramienta de captura de pantalla como Jing.

Tip 4: Utilice herramientas para la creación rápida de videos o comunicación visual

Jing screen capture

Cuando no se encuentra en el mismo sitio, ¿cómo puede explicar visualmente algo que se encuentra en la pantalla de su computadora? Un video de YouTube, o una herramienta de captura de pantalla como por ejemplo Jing, es una excelente manera de lograr esto. Tome capturas de pantalla de su escritorio y coloque señaladores, etiquetas y notas utilizando Jing, o cree de manera sencilla un video de su pantalla para ser compartido con otros miembros de su equipo vía YouTube.

Tip 5: Utilice herramientas para compartir pantalla

Existen herramientas que le permiten compartir su pantalla para que así otra persona pueda ver exactamente lo que hace. Algunas de estas herramientas incluso permiten que una persona controle otra computadora de manera remota. Muchas de estas herramientas son de uso gratis para equipos pequeños, incluyendo TeamViewer y Join.me. Skype también posee la habilidad de compartir pantalla, pero sin la opción de controlar a otra computadora remotamente.

Tip 6: Colaboración en documentos y hojas de cálculo

Si usted dispone de uno o varios documentos que están siendo editado por muchas personas, Google Drive se convierte en un aliado indispensable. Si por otro lado solo necesita compartir un documento, sin que este sea editado simultáneamente, entonces puede colocar sus documentos (por ejemplo un archivo excel) en Google Drive o Dropbox. Muchas de las herramientas de gestión de proyecto que existen hoy en día también cuentan con sus propias funciones de colaboración y compartir archivos, convirtiéndose en otra alternativa para la colaboración en documentos.

Tip 7: Instale un sistema de gestión de proyectos y haga buen uso del mismo

Para equipos pequeños puede parecer tentador la idea de manejar todo vía email. Esto es algo muy peligroso. Los sistemas de gestión de proyectos son útiles a la hora de gestionar equipos virtuales ya que estos nos ayudan a organizar documentos y conversaciones dentro de proyectos, facilitando su búsqueda en un futuro. Estos sistemas también nos ayudan con la organización y el almacenamiento de archivos compartidos. En contraste, tratar de manejar su negocio solamente con emails se puede convertir rápidamente en una pesadilla que solo tiende a empeorar.

Productividad

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Tip 8: Implemente sistemas

Puede parecer algo obvio pero sin sistemas, su negocio puede quebrar. Un negocio que se maneja en un ambiente de oficina puede compensar hasta cierto punto el hecho de no poseer sistemas y procesos, simplemente con el hecho de que las personas pueden hablar cara a cara, y supervisar el trabajo realizado por todos los miembros del equipo. En un ambiente virtual por el contrario, cada persona puede estar en su propio mundo. Puede que ellos desarrollen sus propios procesos y procedimientos que no encaje con la manera de trabajar de los otros miembros. Es mejor tener una manera de trabajar que se encuentre documentada, estandarizada y refinada constantemente.

Por ejemplo en nuestro negocio, los desarrolladores se adhieren a un proceso muy específico para las sugerencias, creación, pruebas y documentación.

Tip 9: Permitir cierta flexibilidad con las horas de trabajo pero manteniendo algo de consistencia

Las personas trabajando desde casa querrán, como parte de sus beneficios, cierto grado de flexibilidad respecto a sus horas de trabajo. Y ciertamente, es importante mantener esta flexibilidad cuando gestionamos empleados de manera remota. Por otro lado, si los horarios difieren de semana en semana, encontraremos increíblemente dificil determinar una ventana de tiempo de colaboración en la que todo su equipo se encuentre en línea al mismo tiempo, y así poder hablar.

Tip 10: Hacer seguimiento a los resultados del trabajo

Sea su equipo virtual o no, usted necesita medir su productividad de alguna manera. ¿Cuáles son los indicadores claves de un trabajo bien hecho? Ser transparente sobre este seguimiento le permitirá ver rápidamente (en un par de semanas y no en 6 meses) si cada miembro del equipo está siendo productivo o no.

Tip 11: Registre las horas trabajadas, asistencia y otras medidas básicas de productividad

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Si le paga a los miembros de su equipo basándose en las horas trabajadas, registrar cuántas horas trabaja cada persona es una parte fundamental para el buen funcionamiento de su negocio.

Al encontrarnos en un ambiente de oficina, es muy sencillo ver quien asiste cada día aun sin estar registrando la asistencia. En un ambiente completamente virtual la situación es muy distinta y existe incertidumbre sobre cuánto tiempo ha trabajado cada persona, y en que han utilizado realmente este tiempo. Existe una minoría que posee la motivación necesaria, y usualmente no requieren de ningún registro de asistencia u horas. Sin embargo también existe la gran mayoría que necesita de mayor disciplina mientras trabajan en casa.

Construimos el software Time Doctor para lograr manejar este tipo de problemas, también registra los sitios web visitados, aplicaciones utilizadas, el tiempo que se pasa trabajando y el tiempo que se pasa descansando. Nuestro software de registro de tiempo puede mostrar, por ejemplo, si un miembro de su equipo se encuentra trabajando o chateando con sus amigos en Facebook.

Tip 12: Organice un sistema de horas que permita la comunicación en diferentes zonas horarias.

Si los miembros de su equipo trabajan en diferentes zonas horarias, es primordial asegurarse que existan periodos de tiempo en común entre los empleados, para así organizar reuniones con todo su equipo.

Tip 13: Realice una revisión trimestral para ver cómo los miembros de su equipo virtual se adaptan

Uno de los problemas de trabajar desde casa es que las personas pueden sentirse solas y aisladas. No todos pueden adaptarse a este estilo de trabajo. La mayoría de las personas no sufren de estos problemas, e incluso aman la libertad que significa trabajar desde casa, pero aun así es importante verificar que todo está bien de vez en cuando.

Contratando

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Tip 14: Pruebe nuevos empleados con trabajo a corto-plazo antes de contratarlos tiempo completo

Usted no necesita contratar a alguien para trabajar tiempo completo desde el inicio. Al contratar a una persona para ser parte de un proyecto pequeño, usted puede asegurarse de que el desempeño y los resultados reflejados son los deseados de un trabajador a tiempo completo. Es importante concretar y realizar esta transición a tiempo completo, un trabajador a tiempo parcial o en proyectos temporales posee una atención dividida y puede distraerse con mayor facilidad. También existe la posibilidad de que estas personas no estén disponibles cuando más los necesitas. Mi experiencia a lo largo de los años me dice que es el personal trabajando a tiempo parcial el que eventualmente baja su rendimiento y termina renunciando. Las personas que forman parte de su equipo a tiempo completo dependen del éxito de su compañía y es más probable que continúen con usted a largo plazo.

Tip 15: Paguele bien a sus empleados virtuales

Existen muchas personas que desean trabajar de manera virtual. Muchos profesionales están dispuestos a sacrificar parte de su pago en cambio por la oportunidad de trabajar desde casa. Si bien es cierto que puede encontrar miembros virtuales para su equipo a un bajo costo, si usted les paga bien, se asegurará de que su equipo trabajará duro y motivado para trabajar con usted a largo plazo.

Tip 16: Busque personas con las condiciones adecuadas para trabajar virtualmente

Eche un vistazo al ambiente de la casa de cada uno de sus prospectos. ¿Poseen un espacio de trabajo con poco ruido? ¿Son distraídos constantemente por niños en el hogar? ¿Viven solos y se rehúsan a salir y pasar tiempo con sus amigos? Tanto las distracciones como el aislamiento pueden convertirse en problemas, y es importante asegurarse que su equipo se mantenga feliz y productivo trabajando desde casa.

Tip 17: Cree un proceso de abordaje estandarizado para educar nuevos empleados sobre la compañía

Si se encuentra contratando empleados de manera remota, les será imposible aprender observando a sus compañeros de trabajo al no encontrarse en una oficina. Así que a la hora de contratar a alguien debe asegurarse de tener un programa de entrenamiento que les eduque sobre la compañía y la manera correcta de hacer las cosas. Necesita hacer todo lo posible para que ellos se ajusten a su compañía y aprender a desempeñar su rol asignado.

Cultura

Tip 18: Inspirar a través de videos

Los trabajadores remotos pueden llegar a extrañar la sensación de ser parte de la cultura de una compañía. Es una tarea difícil crear y mantener esta cultura a través de nada más que palabras escritas. La creación de videos y el uso de servicios de videoconferencia tales como Google Hangouts son herramientas increíblemente poderosas para desarrollar dicha cultura. Incluso puede llegar a grabar videos para sus futuros empleados. Utilice los videos como una manera de inspirar a su equipo, y así reforzar los conceptos y valores fundamentales en la cultura de su compañía (tales como la visión y misión de la compañía).

Tip 19: Reunirse en persona

Time Doctor meetup

Encuentro de Time Doctor en Bohol, Filipinas.

Es difícil crear amistades verdaderas de manera remota. Reunirse en persona al rededor de 4 veces al año, o tan seguido como sea posible, es la mejor manera de crear fuertes lazos entre los miembros de su compañía.

Tip 20: Cultivar amistades virtuales

No olvide que su equipo está conformado por seres humanos que necesitan conectarse con otros seres humanos. Las personas pueden llegar a socializar fuera del trabajo, pero da buenos resultados que parte de esto suceda en el trabajo, más aún en un equipo virtual. En mi experiencia, esto es de suma importancia en los trabajos que no involucran mucho contacto humano, tales como el desarrollo de software.

Tip 21: Crear un verdadero sentido de “equipo”

Cuando todo el trabajo se realiza de manera virtual, puede que se necesite de un esfuerzo extra para mantener a las personas comprometidas con su equipo.

Necesitan saber que no solo contribuyen a cumplir con el objetivo común de su equipo; también son una parte valiosa e importante en el éxito de su equipo. Algunas maneras de lograr esto son:

  • Teniendo y manteniendo comunicaciones no relacionadas al trabajo
  • Compartiendo la visión a futuro de la compañía
  • Manteniendo a su equipo informado sobre cómo le va a la compañía. A las personas les gusta saber que ocurre en otras partes de la compañía y cómo ellos encajan mediante sus contribuciones.
  • Involucrar a todo el equipo en eventos y proyectos importantes.
  • Enviar regalos durante los cumpleaños y en ocasiones especiales.

Cualquier cosa que pueda hacer para que las personas sientan que no solo trabajan por su cuenta, sino que de verdad son una parte importante de su compañía y parte de un equipo vale la pena.

time tracking software

Rob Rawson

Rob Rawson

Rob Rawson es uno de los co-fundadores de Time Doctor—un software de registro de tiempo y monitoreo de productividad diseñado para hacer seguimiento a las horas trabajadas y la productividad de equipos remotos.

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